ROBOPROM je interaktivni programski paket za organizovanje robnog prometa u preduzećima unutrašnje trgovine koja vrše prodaju na veliko preko skladišta i u tranzitu i prodaju na malo preko prodavnica koje se zadužuju i robno i finansijski. Paket podržava organizovanje skladišta po dinamički promenljivim lokacijama za skladištenje artikala (jedan artikal moze istovremeno biti na više različitih lokacija što je registrovano u kompjuteru i korišćeno kod štampanja naloga za izlaz roba). Ovaj programski paket je u potpunosti kompatibilan sa programskim paketom FINKO za organizovanje i vođenje finansijskog knjigovodstva u preduzećima unutrašnje trgovine (analitika kupaca i dobavljaca, analitika ukalkulisanih troškova po mestima troškova i glavna knjiga). Oba programska paketa su delo grupe autora i uspešno su primenjena u većem broju preduzeća sa razvijenom unutrašnjom trgovinom.

ROBOPROM je programiran u Cobolu. Instalira se kao višekorisnički sistem na UNIX (LINUX) mašinama. Uputstvo je rađeno za višekorisničku konfiguraciju.

Broj radnih mesta koje podržava ROBOPROM nije ograničen i zavisi isključivo od raspoloživih resursa servera i kompjutera u okruženju,(radne stanice mogu biti pod Linux_om ili Windows).

Sva radna mesta mogu konkurentno da pozivaju sve programe i datoteke osim programa knjiženja, koje je organizovano centralno. I ovaj program i povezane datoteke mogu se, tehnički posmatrano, pozivati sa svakog radnog mesta, ali je iz razumljivih razloga proces knjiženja stavljen pod poseban režim.

Pristup programima ostvaruje se preko menija koji su hijerarhijski organizovani: iz osnovnog menija, koji sadrži programske module, prostim biranjem rednog broja modula prelazi se u menije nižeg ranga a iz ovih u menije sledećeg ranga, itd., sve dok se ne dođe do željenog programa. Tekstovi u menijima su jednostavni i upućuju na sadržaj operacija koje se pomoću njih izvode, što bitno olakšava korišćenje paketa.

Pre uvođenja ROBOPROM-a u redovan rad moraju da se izvrše odgovarajuće pripreme organizacione i tehničke prirode. Organizacione pripreme spadaju u širu problematiku pripreme preduzeća za primenu kompjuterske tehnologije u poslovanju, sto nije tema ovog uputstva. Ovde ce se ukratko prikazati samo tehnički preduslovi bez kojih ROBOPROM ne moze da bude primenjen.

Oprema

Minimalna višekorisnička konfiguracija (LINUX) mašine je personalni kompjuter sa procesorom nivoa INTEL ili AMD 2GB iterne memorije, fleksibilnim diskom, hard diskom i hab-switch sa željenim brojem radnih mesta za povezivanje radnih stanica. Odziv je momentalan bez obzira veličinu podataka u sistemu. Zaštita sistema je opcionalna ide na FLEŠ, CD-rom ili na radne stanice u okruženju. Broj radnih stanica za interaktivan rad zavisi od pristupa organizovanju robnog prometa u preduzeću.

ROBOPROM podržava lociranje radnih stanica i štampača u komercijali nabavke i prodaje, u skladištima i u robnom knjigovodstvu kao i njihov uzajamni i istovremen rad. Takođe, ROBOPROM je kompatibilan sa programskim paketom FINKO pa mogu na isti kompjuter biti vezani i druge službe, koji su namenjeni za rad u finansijskom knjigovodstvu, odnosno, oba posla mogu se raditi preko istog mesta.

Ukoliko radne stanice nisu locirane u istoj zgradi (skladišta, dislocirane komercijale ili knjigovodstva, pretstavništva u drugim mestima i sl.) oprema se mora proširiti sa komunikacionim hardware, software i internetom sto u najvećoj meri zavisi od prostornog razmeštaja preduzeća. Da bi se definitivno utvrdila lista neophodne opreme mora biti precizno definisan radni i prostorni ambijent u kome se primenjuje ROBOPROM, pri čemu treba tražiti pomoć od isporučioca programskog paketa ili od isporučioca opreme.

Nomenklature i šifarski sistemi

Programi ROBOPROM-a izrađeni su sa pretpostavkom da su sve pojave u robnom prometu (organizacione jedinice, skladišta, artikli, kupci, dobavljači, komercijalni referenti, vrste promena i brojeve dokumenta) klasifikovane u određene nomenklature i da je svakoj jedinici nomenklature dodeljena jednoznačna numericka oznaka (šifra), iste duzine za jednu nomenklaturu. Za kupce i dobavljače dužina šifre je devetocifrena, za artikle devetocifrena, za skladišta dvocifrena, za organizacione jedinice i komercijalne referente četvorocifrena, za brojeve dokumenata devetocifrena i za vrste promena dvoci frena. U izboru strukture šifara ROBOPROM postavlja samo neznatna ograničenja. Na primer : u prve četiri cifre broja dokumenta mora se (od 1-og do 4-og mesta) nalaziti šifra organizacione jedinice, koja formira dokumenat ili kojoj je namenjen ulazni dokument (na pr.: zaključnica i fakture prodaje, prijemnica robe). Pored toga postoje i neke rezervisane šifre u tipovima naloga i knjigovodstvenim opisima dok je u svemu ostalom korisnik potpuno slobodan u izboru šifara.

Posle izbora šifarskih sistema izabrane šifre moraju se uvesti u upotrebu. ROBOPROM sadrži fleksibilne programske formate za unos šifriranih nomenklatura matičnih i drugih podataka u kompjuter. Stanja skladišta unose se posle popisa koje prethodi početku primene ROBOPROM-a, na osnovu popisnih lista koje su urađene korišćenjem uvedenih šifara.

Obrasci dokumenata

Programi ROBOPROMA izrađeni su sa pretpostavkom da ce na obrascima dokumenata sa kojih se vrši unos podataka, posebno na obrascima koji se štampaju iz kompjutera, podaci biti u redosledu i na mestima gde je to predviđeno programima. Inače, rad sa obrascima bio bi otezan (kod unosa podata ka) ili nemoguć (kod štampanja obrazaca). S obzirom na to da svaki korisnik na obrascima ima svoj memorandum neophodno je da se pre primene ROBOPROM-a ovi obrasci naruče i štampaju ili se štampaju iz aplikacije.

Treba naručiti sledeće obrasce:
  • Prijemnica robe,
  • Zaključnica za prodaju robe,
  • Kalkulacioni list,
  • Nalog za izlaz robe,
  • Faktura kupcu,
  • Nalog za plaćanje dobavljaču.

Pored navedenih koriste se i drugi standardni obrasci pa ih nije potrebno posebno naručivati. Prva dva od navedenih obrazaca služe isključivo za unos podataka i naručuju se u vidu blokova sa predštampanim rednim brojevima, za prodaju i narudžbu na terenu (komercijalisti na terenu).

Sledeći obrazci mogu se raditi kao bezkonačna traka (memorandum) ili na laseru gde računar štampa u celosti sa svim potrebnim elementima, dok nalog za otpremu robe ostavlja mesto za upis izdate količine od strane skladišnog radnika, overen i potpisan sa strane kupca, potvrđuje se i štampa faktura.

U prilogu 1. date su skice navedenih obrazaca. Korisnik moze po želji da uredi prostor za memorandum, ili moze zadržati redosled podataka na obrascima za unos, odnosno, mora zadržati na istom mestu polja u koja se štampaju podaci iz kompjutera.

Utvrđivanje i striktno sprovođenje organizacije primene ROBOPROM-a

Radna mesta koje podrzava ROBOPROM raspoređuju se po sledecim organizacionim jedinicama:
  • Komercijala nabavke i prodaje,
  • Skladišta,
  • Robno knjigovodstvo,
  • Kompjuterski centar, i
  • Rukovodstvo komercijale.

Koliko će ukupno radnih stanica biti instalirano i kako će se isti rasporediti po navedenim organizacionim jedinicama zavisi od konkretne situacije kod svakog korisnika. Međutim, bez obzira na broj i raspored radnih mesta u svakoj organizacionoj jedinici moraju se obavljati određeni poslovi u vezi sa robnim prometom i drugi poslovi.

U komercijali nabavke i prodaje nabavlja se roba od dobavljača, kalkulisu cene i prodaje roba kupcima. To je mesto gde se prvi put javljaju novi artikli, novi dobavljači i novi kupci, gde je locirana odgovornost za pravilan obračun i naplatu PDV-a na promet, za pravilno izvrsenu kalkulaciju cena robi, za blagovrermeno plaćanje dobavljačima kao i za blagovremenu naplatu od kupaca, odnosno, za izbor solventnih kupaca. Otuda se ovde moraju popunjavati nalozi za otvaranje novih artikala i novih kupaca i dobavljača u matičnim datotekama i davati nalozi za promene poreskih stopa ugrađenih u programe ROBOPROMA. Takođe, mora se ispravno davati cene, kalkulacije za nabavke robe, preko koga se vrši unos nabavnih i prodajnih cena, podataka za plaćanje dobavljačima, sa iznosom prenetog PDV-a iz ulazne fakture, i stukturom zavisnih troškova.

U skladištu se prima i izdaje ili otprema roba na osnovu dostavnica dobavljača i naloga za izlaz robe, odnosno, dostavnica i naloga za povraćaj robe. U svakom slučaju skladištar mora ne samo da vodi računa o kvalitetu i količini primljene robe već i da pravilno popuni dokument o prijemu ili izdavanju robe jer je to osnov za ispravan unos podataka u kompjuter.

Robno knjigovodstvo je raskrsnica u tokovima dokumenata i mesto gde se vrši priprema za unos i sam unos podataka u kompjuter. Ovde stizu dokumenta iz skladišta (prijemnice robe, izvršeni nalozi za izdavanje robe) i komercijale (nalozi za otvaranje novih artikala, kupaca i dobavljača, zaključnice o prodaji, kalkulacioni listovi sa prilozima), kontrolišu se i dopunjuju nedostajućim podacima a zatim unose preko računara. Ovde stizu iz kompjuterskog centra svi rezultati obrade (kalkulacioni listovi, nalozi za izdavanje robe, fakture za prodatu robu, protokoli knjiženja i nalozi za plaćanje dobavljačima) gde se kompletiraju sa originalnim dokumentima i prilozima (fakture i otpremnice dobavljača, kalkulacije cena i dr.) i distribuiraju komercijali i finansijskom knjigovodstvu. Ovde se vrsi i usaglašavanje robnog knjigovodstva sa skladištem i finansijskim knjigovodstvom.

U kompjuterskom centru locirana je odgovornost za ispravno funkcionisanje ROBOPROM-a i podrška radu svakog radnog mesta. Pored toga, u centru se svakodnevno obavljaju određene funkcije kao: štampanje kalkulacionog lista za svaki ulaz robe, disponiranje robe i štampa naloga za izdavanje robe, štampa faktura za izdatu robu, štampa naloga za plaćanje dobavljačima za primljenu robu, knjiženje robnog prometa u robnom knjigovodstvu sa štampom protokola, priprema faktura za knjiženje u analitici kupaca i dobavljača i dr.

Rukovodstvo komercijale uvidom u stanje skladista i promet po artiklima, putem izvestaja ili ekranskog pregleda koje mu obezbeđuje ROBOPROM određuje politiku nabavke i prodaje i planira konkretne aktivnosti.

Kao sto se vidi dugačak je spisak poslova koji se rade u navedenim organizacionim delovima uz podrsku ROBOPROM-a. Oni se moraju obavljati u određenoj dinamici i na odgovarajući način. Neophodno je zato da se normira organizacija u kojoj se ovi poslovi obavljaju, utvrde obavezni tokovi cirkulacije dokumenata i precizno definise odgovornost svakog radnog mesta za ispravno obavljanje svog dela posla u predviđenoj satnici. Striktno poštovanje propisane organizacije i utvrđenih odgovornosti jedan je od najvažnijih preduslova uspešne primene ROBOPROM-a.

U projektovanju ovako definisane organizacije treba traziti podršku isporučioca paketa.

Obuka kadrova za korisćenje ROBOPROM-a

Pre prelaska na korisćenje ROBOPROM-a neophodno je da svi radnici koji su predviđeni za rad sa ovim paketom prođu kroz sledeće obuke:

  • Rad na kompjuteru,
  • Rad sa programskim paketom ROBOPROM.

u navedenom redosledu. Obuku za rad na kompjuteru vrsi isporučilac opreme a za rad sa ROBOPRO-mom isporučilac programskog paketa.

Opis menija za pristup programima

U daljem tekstu pretpostavlja se da je u okviru LINUX operativnog sistema pod posebnim imenom otvoren korisnik u koji su smesteni svi programi i datoteke ROBOPROM-a i u kome se koristi C programska ljuska (prompt "redni broj komande%"). Kad se korisnik na radnom mestu uloguje na korisnika ROBOPROM i završi procedura prijave, poziva se osnovni meni komandom

1% robno

posle čega se na ekranu pojavljuje meni glavnih programskih modula kao na slici 2.

Slika 2. Osnovni programski moduli robnog poslovanja

Svaki od modula sadrzi programe koji zajedno čine podršku radnom mestu u obavljanju poslova koji su naznačeni u nazivu modula. Pristup do tih programa vrsi se upisivanjem rednog broja u prostor namenjen za izbor. Upisivanje počinje od mesta gde se nalazi svetleći pokazivač lokacije pisanja (kursor).

Modul 1 podržava poslove popisa roba na skladištima, od unosa popisnih lista do izrade elaborata popisa i knjiženja viškova i manjkova. Pored redovnog popisa na kraju godine podržava i delimične popise u toku godine. Takođe, sadrži i programe za početno otvaranje matičnih podataka u datoteci artikala.

Modul 2 podržava poslove ažuriranja i ekranskog prikazivanja matičnih datoteka artikala i kupaca i dobavljača kao i nekih drugih matičnih datoteka (poreskih tarifa, skladišta i referenata).

Modul 3 podržava rad oko nabavke i ulaza roba na skladiste, od unosa prijemnica roba u kompjuter preko kalkulacija cena do štampanja naloga za plaćanje dobavljačima za kupljenu robu.

Modul 4 podrzava rad na prodaji robe, od unosa zaključnice u kompjuter preko štampanja naloga za izlaz roba, potvrda izlaza do fakturisanja kupcima.

Modul 5 podržava ekranske prikaze proknjiženog dokumenta, trenutnog stanja zaliha izabranog artikla (ukupno i po lokacijama) i robne kartice artikla. Podržava, takođe, i štampanje robne kartice artikla i više izveštaja (izveštaj o stanju zaliha, izveštaj o robnom prometu za zadati period), prodaja po komercijalnim referntima, koeficijent obrta robe i PDV(ulazni i izlazni), (lager lista i lista kupaca i dobavljaca).

Modul 6 podržava sva knjiženja u robnom poslovanju (ulaz i izlaz, storno ulaza i storno izlaza i faktura) kao i posebne slučajeve promena fizičkog i finansijskog stanja skladišta (interni prenosi roba iz skladišta u prodavnice i druga skladišta i promene odnosno nivelacija cena po zahtevu). Sva ova knjizenja završavaju se štampom protokola knjiženja u robnom i finasijskom poslovanju.

Modul 7 pretstavlja internu podrsku ROBOPROM-u. Programi iz kojih se sastoji eliminišu iz prolaznih datoteka (datoteke prijemnica, zaključnica i naloga za izlaz roba) slogove čiji status zadovoljava kriterijume eliminacije, odrzavajući veličinu ovih datoteka u razumnim granicama. Poseban program reorganizuje datoteku artikala po lokacijama eliminišući slogove kod kojih je količina zaliha robe na lokaciji jednaka nuli.